2 Août, 2017 par

SAVOIR GERER L’EXTERNALISATION DE LA MAINTENANCE

Le Responsable Maintenance se pose un jour ou l'autre, dans son Entreprise ou son usine, les questions suivantes au sujet de la sous-traitance de certaines activités de son secteur :
- que dois-je sous-traiter?
- que dois-je absolument conserver et ne pas sous-traiter ?
- comment bien sous-traiter ? Quelles sont les règles de l'art en la matière ?
- comment bien définir mon besoin, pour avoir des coûts les mieux définis et les moins élevés ?
- comment mesurer et comparer les performances (en qualité, en coût, en compétence...)?

  1. RAISONS DE SOUS-TRAITER

    Assistance Technique (ex: pendant la montée en cadence de nouvelles installations). Flexibilité ou contraintes (compétences d'appoint, adaptation à la demande du marché) , organisation ( 2x8 , 3x8) , démarrage usine nouvelle ). Aide pour installations spécifiques, pointues- Expert haute technicité (compétences difficiles à acquérir ou à maintenir, faible nombre d'installations). Activités spécifiques dont la fréquence est trop faible pour justifier l'entretien de compétences. Activités répétitives à faible valeur ajoutée en compétence (ex : réparations, nettoyage bureaux et abords, entretien pelouses...).
    Activités trop éloignées des métiers pour y être intégrées
    - recentrage sur le coeur du métier (ex : laser). Contraintes réglementaires (appareils de levage, de lutte contre incendie, accumulateurs ...). Coût externe inférieur à coût interne
    - Pour améliorer la productivité opérationnelle, les ratios économiques. Globalisation d'activités (ex : réparations) - Lots groupés multi-techniques.

  2. NE PAS SOUS-TRAITER

    Le suivi permanent du processus industriel. La maintenance des installations critiques, stratégiques pour le process ( maîtrise des opérations ) L'auto-maintenance TPM : maintenance autonome : nettoyage - interventions et préventif niveaux 1 et 2. Le savoir-faire (« le core business »), l'expertise, les filières Métiers. Les tâches qui contribuent au maintien des compétences (ex : automatisme, robotique …). Les activités qui garantissent à tout moment la sûreté d'une installation. Le pilotage de la fiabilisation, des améliorations, des actions de progrès (capitalisation). L'encadrement, le pilotage, le suivi des travaux : planification, ordonnancement, conduite des opérations de maintenance. Les méthodes maintenance, l'ingénierie Maintenance centrale usine. Le pilotage des systèmes d'infos maintenance. Garder la maîtrise d'ouvrage de toutes les activités, la coordination des intervenants. Quand il y a une disponibilité de ressources internes (ex: utilisation du personnel à aptitude réduite dans un atelier de réparation). Si le coût externe est supérieur au coût interne.

  3. LES REGLES DE L'ART

    1. PREPARATION : 
      Réaliser un cahier des charges bien défini, validé par l'exploitant (le client) - avec les derniers alignements techniques . Il faut absolument réaliser, au sein d’une entreprise , un cahier des charges type qui sera le support standard utilisé par tous les acteurs de maintenance qui ont à passer un marché, qui permettra de définir correctement les prestations attendues et les objectifs à atteindre et de ne pas oublier des précisions ou des thèmes à aborder, et d’une manière identique pour tous les fournisseurs consultés (le cadre de réponses rendra plus facile les comparaisons). Prévoir pour les contrats supérieurs à 1 an, une clause de productivité annuelle, quantifiable (hors formule théorique). Prévoir des contrats avec clause de réversibilité (avec préavis de 3 mois). Prévoir des contrats avec accord de coopération (durée, renouvellement, bonus / malus, productivité ...) - objectifs de progrès partagés. La motivation du fournisseur de prestations de maintenance sera d’autant plus importante que la coopération proposée est du type « gagnant-gagnant », que les objectifs (atteignables) sont récompensés s’ils sont tenus. La confiance mutuelle (« carte sur table ») est alors fortement souhaitable. Prévoir des contrats pluriannuels, de durées les plus longues (3 ans et plus). Les durées longues permettent de négocier plus efficacement les marchés et les contrats, aussi bien pour les fournisseurs que pour les demandeurs. Par contre un fournisseur qui ne donne pas satisfaction sera plus difficilement exclus et son contrat interrompu (sauf si les critiques et les causes d’insatisfaction sont flagrantes, démontrées, quantifiées). Etre financièrement acceptable : Rentabilité des coûts (les plus globaux) de sous-traitance. Il est souvent difficile de comparer des solutions de maintenances sous-traitées par rapport à des maintenances assurées en interne car on risque d’oublier dans les chiffrages des coûts indirects (ex : l’énergie, certains outillages spécifiques nécessaires, des manutentions, des pièces de consommation, des surfaces de stockage, des prestations complémentaires ponctuelles d’autres intervenants…). Transformation des coûts fixes en coûts variables.

    2. CONSULTATION :
      Globaliser par métiers, par technologie, par site ... Réduire le nombre de sous-traitants prestations multi-techniques. Exiger une qualité des Prestataires : Professionnalisme et stabilité, compétence des intervenants, maîtrise d'œuvre. S'assurer d'une adaptabilité satisfaisante aux évolutions de périmètre, de volume, d'organisation, de technologie. Imposer une obligation de résultats quantifiables, mesurables (critères de réception). Identifier des indicateurs contractuels de résultats : fiables, utiles, agréés par tous les acteurs, pertinents quant au besoin industriel. Responsabiliser le prestataire sur le volume de production du site. Donner de la visibilité aux prestataires pour qu'ils soient aussi une force de proposition. Respecter la confidentialité d'échange, en consultation, et la confidentialité Produit après la commande.

    3. MISE EN OEUVRE :
      S'assurer que les dossiers machines sont accessibles et complets : documentation, historiques, nomenclatures, pièces de Rechange. Garder la maîtrise de l'audit - Exercer des contrôles pour dégager des axes de progrès ou se remettre en question. S’assurer de la mise en place d’indicateurs fiables et objectifs, permettant l’évaluation des prestataires. Limiter au maximum les interventions de la maintenance interne après passage des prestataires extérieurs Réceptionner les travaux (jalons définis en contenus et respectés en délais), éliminer les contentieux par une préparation efficace de ces réceptions. Organiser des réunions planifiées opérationnelles Production - Maintenance - Prestataire, et leurs suivis. Organiser des réunions planifiées d'avancement des actions de progrès et de capitalisation. Suivre l'état des dépenses Pièces de rechange. Expliquer les raisons de "faire ou faire-faire" au personnel interne dialogue social, transparence… Assurer une bonne collaboration Achats / services techniques : panel des fournisseurs, Cahier des Charges, durée prestation, contrat, résultats ...

  4. REMARQUES GENERALES

    Attention à la perte de savoir-faire par sous-traitance - Se recentrer sur les métiers de base. En phase de démarrage d'une nouvelle usine, la maintenance du process et du patrimoine peut être sous-traitée, avant une reprise en main en interne, progressive et plus ou moins limitée, en commençant par les experts et l'ingénierie maintenance. Ne pas sous-traiter sans avoir analyser, au préalable, le bon et plein emploi des ressources internes.

Miroslav
Bonjour Olivier,
Merci pour cet article très complet sur l'externalisation de la maintenance.
guy
Article définissant bien la problématique. Autant c'est facile les premières années car on a toujours les compétences et les références techniques et économiques, cela devient plus complexe avec le temps car on a plus de référence pour juger et évaluer le résultat :